Officemanagement

Officemanagement: eind- en toetstermen

K = kennisvragen | B = begripsvragen | T = toepassingsvragen | A = analysevragen

 Tijdens het examen Nederlandse Bedrijfscorrespondentie wordt getoetst of je zakelijke teksten correct, duidelijk, doelgericht en professioneel kunt opstellen en beoordelen. De eind- en toetstermen vormen de basis voor iedere examenvariant.

1.1 De kandidaat kan voor een zakelijke boodschap een passende schriftelijke communicatievorm kiezen en de gebruikelijke onderdelen en opmaak correct toepassen.

1.2 De kandidaat kan een zakelijke brief of e-mail overzichtelijk opbouwen met een passende aanhef, kern, afsluiting en ondertekening.

2.1 De kandidaat kan correct, duidelijk, bondig, professioneel en ontvangergericht formuleren.

2.2 De kandidaat kan fouten in spelling, werkwoordspelling, grammatica, zinsbouw, interpunctie en stijl herkennen en verbeteren.

3.1 De kandidaat kan een verzoek om informatie en een passende schriftelijke reactie daarop formuleren.

4.1 De kandidaat kan een korte interne zakelijke boodschap, zoals een memo of interne e-mail, doelgericht en overzichtelijk opstellen.

5.1 De kandidaat kan schriftelijke correspondentie over een bestelling, bevestiging, levering of wijziging correct en klantgericht opstellen.

6.1 De kandidaat kan op basis van verstrekte gegevens een betalingsherinnering, aanmaning of laatste betalingsverzoek professioneel formuleren.

7.1 De kandidaat kan een klacht schriftelijk formuleren of een klacht professioneel en oplossingsgericht schriftelijk afhandelen.

8.1 De kandidaat kan op basis van een vacature en een cv een gerichte sollicitatiebrief of sollicitatie-e-mail opstellen.

8.2 De kandidaat kan een cv beoordelen op relevantie, overzichtelijkheid en aansluiting op een vacature en waar nodig verbeteren.

Onderbouwing: Het examen richt zich op zelfstandig handelen, organiseren, prioriteren en beoordelen van praktijksituaties. Losse kennisvragen zijn ondersteunend en niet leidend.

Hoe ziet het examen Officemanagement eruit?

Het examen Officemanagement is een schriftelijk examen waarin je laat zien dat je kennis en vaardigheden op het gebied van office- en managementondersteuning kunt toepassen in herkenbare werksituaties.

Tijdens het examen gaat het niet alleen om wat je weet. Je moet vooral laten zien dat je informatie kunt beoordelen, prioriteiten kunt stellen, werkzaamheden kunt plannen en organiseren en passende keuzes kunt maken. De opdrachten sluiten aan op situaties die je als officemanager, managementassistent of managementsupportmedewerker in de praktijk kunt tegenkomen.

Duur en opbouw van het examen

Het examen duurt 90 minuten en bestaat uit drie onderdelen. In totaal kun je 100 punten behalen.

Het huidige lesmateriaal behandelt deze inhoud vanuit acht hoofdstukken, waaronder persoonlijk functioneren, het afdelingsplan, HRM, bijeenkomsten en evenementen, organisatiehulpmiddelen en zakenreizen.

Wat kun je verwachten?

Je werkt tijdens het examen met actuele en herkenbare praktijksituaties. Je kunt bijvoorbeeld gevraagd worden om werkzaamheden te prioriteren, een taakverdeling te maken, een planning te beoordelen of te bepalen welke actie in een bepaalde situatie nodig is.

Ook kunnen opdrachten gaan over het ondersteunen van personeelsprocessen, het organiseren van een fysieke, online of hybride bijeenkomst, het opstellen of beoordelen van een checklist of draaiboek en het voorbereiden van een zakenreis.

Bij een zakenreis kan het bijvoorbeeld gaan om de reisroute, het vervoermiddel, de accommodatie, benodigde documenten, wijzigingen en andere praktische aandachtspunten. Het lesmateriaal behandelt daarbij ook reisdocumenten, zakelijke documenten, annuleringen en bijboekingen en de afwikkeling van onkosten.

Je krijgt bij de opdrachten de informatie die je nodig hebt. Het gaat erom dat je laat zien dat je deze informatie begrijpt en op een professionele manier kunt gebruiken.

Beoordeling en eindcijfer

Bij de beoordeling wordt gekeken naar de juistheid en volledigheid van jouw antwoorden én naar de manier waarop je jouw kennis toepast.

Bij praktische opdrachten wordt onder andere beoordeeld of je:

• relevante informatie herkent en gebruikt;
• hoofd- en bijzaken van elkaar onderscheidt;
• realistische prioriteiten stelt;
• werkzaamheden logisch plant en organiseert;
• rekening houdt met betrokken personen, afspraken, tijd en beschikbare middelen;
• professioneel handelt wanneer zich een wijziging of probleem voordoet;
• gemaakte keuzes op een logische manier kunt onderbouwen.

Voor het volledige examen zijn maximaal 100 punten te behalen. De omzetting van het behaalde puntenaantal naar het eindcijfer vindt plaats volgens de vastgestelde normering van het examen.

Ieder examen is uniek

Ieder LSSO-examen Officemanagement is uniek. De verschillende examenvarianten zijn gebaseerd op dezelfde vastgestelde eind- en toetstermen en worden op hetzelfde niveau beoordeeld.

De organisaties, personen, functies, bijeenkomsten, planningen en zakenreizen kunnen per examenvariant verschillen. Ook kunnen de omstandigheden in een case anders zijn.

Je bereidt je daarom niet voor door antwoorden of voorbeeldsituaties uit je hoofd te leren. Het gaat erom dat je laat zien dat je jouw kennis en vaardigheden in verschillende praktijksituaties kunt begrijpen, toepassen en analyseren.

Hulpmiddelen

Tijdens het examen mag je gebruikmaken van:

• een pen;
• door LSSO verstrekt kladpapier.

Eigen aantekeningen, lesboeken, mobiele telefoons, internet en andere niet-toegestane hulpmiddelen mogen tijdens het examen niet worden gebruikt. De definitieve toegestane hulpmiddelen staan vermeld in de examenoproep en exameninstructie.

Afname en toezicht

Je legt het examen af op een examenlocatie van LSSO of, wanneer dit wordt aangeboden, bij een LSSO Education Partner. Voor aanvang van het examen wordt jouw identiteit gecontroleerd.

Het examen wordt onder toezicht afgenomen volgens de geldende examenregels van LSSO.

Uitslag en herkansing

Na het examen wordt jouw werk beoordeeld aan de hand van vooraf vastgestelde beoordelingscriteria en de geldende normering.

Je ontvangt de uitslag uiterlijk binnen de termijn die in het geldende LSSO Examenreglement is vastgesteld.

Heb je een onvoldoende behaald? Dan kun je je opnieuw aanmelden voor het examen. Bij een herkansing maak je een andere examenvariant. Wanneer je hetzelfde examen meerdere keren aflegt, telt het hoogste behaalde resultaat.

Inzage en bezwaar

Wil je na ontvangst van jouw resultaat meer inzicht in de beoordeling? Dan kun je volgens de voorwaarden van het geldende LSSO Examenreglement gebruikmaken van de mogelijkheid tot inzage.

Tijdens de inzage kan inzicht worden gegeven in de beoordeling, de toegepaste beoordelingscriteria en de normering. Het examenmateriaal blijft eigendom van LSSO en is vertrouwelijk.

Ben je het na de inzage niet eens met de beoordeling of de gevolgde procedure, dan kun je volgens het LSSO Examenreglement schriftelijk bezwaar maken.

Certificaat en vrijstelling

Bij een voldoende resultaat ontvang je het LSSO-certificaat Officemanagement. Hiermee toon je aan dat je beschikt over de kennis en praktische vaardigheden om office- en managementondersteunende werkzaamheden op het vastgestelde niveau uit te voeren.

Voor het examen Officemanagement is geen vrijstelling mogelijk. Om het LSSO-certificaat voor dit onderdeel te behalen, moet je het examen met een voldoende resultaat afronden.

Voor het examen Officemanagement betaal je € 120,-*. Dit tarief geldt voor het volledige schriftelijke examen van 90 minuten.

Het examentarief is inclusief de examenafname, het toezicht, de beoordeling en verwerking van het resultaat en de kwaliteitsborging van het examen. Ook de ontwikkeling en het beheer van verschillende examenvarianten zijn in het tarief opgenomen.

Herkansing

Heb je een onvoldoende resultaat behaald? Dan kun je het examen opnieuw afleggen. Je maakt bij een herkansing een andere examenvariant. Voor een herkansing betaal je opnieuw € 120,-*.

Certificaat

Bij een voldoende resultaat ontvang je een digitaal LSSO-certificaat Officemanagement. Wil je het certificaat daarnaast fysiek per post ontvangen? Dan betaal je € 10,- voor het verzenden van het certificaat.

* De genoemde examenprijs geldt voor kandidaten die het examen afleggen via een LSSO Education Partner. Is jouw opleider geen Education Partner, informeer dan bij jouw opleider naar de geldende examentarieven; deze liggen in veel gevallen minimaal € 25,- hoger.

Een goede voorbereiding op het examen Officemanagement begint met lesmateriaal dat aansluit op de eind- en toetstermen van LSSO. Met het LSSO-lesmateriaal leer je hoe je werkzaamheden binnen een office- en managementomgeving organiseert, coördineert en ondersteunt.

Het lesmateriaal behandelt de verschillende onderdelen van het vakgebied. Je leert over de rol en positie van de officeprofessional, samenwerken met een manager of managementteam, het organiseren van je eigen werkzaamheden en het stellen van prioriteiten. Ook onderwerpen als assertief handelen, overleg voeren, werkzaamheden verdelen en het bewaken en evalueren van een planning komen aan bod. Het huidige lesboek behandelt deze onderwerpen onder meer in de hoofdstukken over de managementassistent, persoonlijk functioneren en het afdelingsplan.

Daarnaast besteed je aandacht aan de ondersteuning van HR-processen. Je leert welke rol je als officeprofessional kunt hebben bij onder andere indiensttreding, uitdiensttreding, ziekte en arbeidsongeschiktheid, werknemersregelingen, gesprekken met medewerkers en sollicitatieprocedures. Het gaat daarbij niet om specialistische kennis van arbeidsrecht of salarisadministratie, maar om het herkennen en correct ondersteunen van de processen waarmee je in de beroepspraktijk te maken kunt krijgen. Deze onderwerpen zijn opgenomen in hoofdstuk 4 van het lesmateriaal.

Een belangrijk deel van de voorbereiding bestaat uit plannen en organiseren. Je oefent met het voorbereiden en organiseren van interne en externe bijeenkomsten en evenementen. Daarbij komen onder andere uitnodigingen, agenda’s, programma’s en de ontvangst van deelnemers aan bod. Ook leer je werken met praktische hulpmiddelen zoals een plan van aanpak, draaiboek en checklist.

Tot slot leer je hoe je een zakenreis zorgvuldig voorbereidt. Je houdt rekening met het doel en de bestemming van de reis, de reisroute, het vervoermiddel, tickets en de verblijfsaccommodatie. Ook besteed je aandacht aan benodigde documenten, wijzigingen, annuleringen, zakelijke stukken en de administratieve afhandeling van een reis. Het lesboek behandelt deze onderwerpen uitgebreid in hoofdstuk 8.

Extra aandacht bij de voorbereiding

Het examen Officemanagement is toepassingsgericht. Alleen begrippen en procedures uit het hoofd leren is daarom niet voldoende. Je moet de kennis uit het lesmateriaal kunnen gebruiken in verschillende praktijksituaties.

Oefen bijvoorbeeld met situaties waarin meerdere werkzaamheden tegelijk moeten worden uitgevoerd. Bepaal wat prioriteit heeft, welke werkzaamheden je zelf uitvoert, wat je kunt delegeren en welke afspraken je moet bewaken. Ook moet je een planning kunnen aanpassen wanneer omstandigheden veranderen.

Besteed daarnaast aandacht aan fysieke, online en hybride bijeenkomsten. De basisprincipes blijven hetzelfde: je bepaalt het doel en de doelgroep, maakt een planning, zorgt voor de juiste informatie en faciliteiten en bewaakt de uitvoering.

Bij zakenreizen is het belangrijk dat je niet alleen oefent met het organiseren van vervoer en verblijf. Je moet ook kunnen beoordelen welke informatie nodig is, welke documenten gecontroleerd moeten worden, welke afspraken belangrijk zijn en welke actie nodig is wanneer een planning verandert.

Lesboek en online leeromgeving

Het LSSO-lesboek Officemanagement inclusief toegang tot de online leeromgeving kost € 100,- exclusief verzendkosten. In de online leeromgeving kun je de theorie verder oefenen en je voorbereiden op de verschillende onderdelen van het examen.

Wil je alleen gebruikmaken van de online leeromgeving? Een losse toegangscode kost € 60,-. Hierbij is geen fysiek lesboek inbegrepen.

De toegangscode is vanaf het moment van activeren drie maanden geldig. Het verlengen van de code met drie maanden bedraagt 15,- euro (totaal 180 dagen). 

Het gebruik van het LSSO-lesmateriaal is niet verplicht. Ook ander lesmateriaal kan worden gebruikt, mits dit de geldende eind- en toetstermen van Officemanagement volledig behandelt.

Referentieniveau: mbo 4

Het examen Officemanagement is inhoudelijk het best te positioneren op mbo-niveau 4. De kandidaat werkt niet alleen volgens vaste instructies, maar moet informatie combineren, prioriteiten afwegen, zelfstandig organiseren en keuzes kunnen onderbouwen.

Op dit niveau gaat het om meer dan het uitvoeren van losse administratieve taken. Je moet bijvoorbeeld kunnen inschatten welke werkzaamheden voorrang hebben, hoe je capaciteit verdeelt, welke informatie een manager of collega nodig heeft en welke risico’s bij een bijeenkomst of zakenreis aandacht vragen.

Ook wordt verwacht dat je professioneel communiceert en rekening houdt met verschillende belangen. Bij HR-processen ligt de nadruk op correcte ondersteuning en het herkennen van de grens tussen jouw eigen rol en die van HR, leidinggevende of specialist.

De praktische opdrachten sluiten daarmee aan op het niveau waarop een officeprofessional zelfstandig werkzaamheden organiseert en coördineert binnen duidelijke kaders.

Het LSSO-certificaat Officemanagement is een branchegericht certificaat en is niet hetzelfde als een wettelijk erkend mbo-diploma. Het geeft aan dat je de kennis en vaardigheden van dit examen op het door LSSO vastgestelde niveau beheerst.