Notuleren

Notuleren: toets- en eindtermen

Het examen Notuleren is opgebouwd rond kennis van vergaderen en vooral de praktische vaardigheid om informatie uit een vergadering te selecteren, te structureren en professioneel vast te leggen.

Ook kent de kandidaat de actuele mogelijkheden voor digitale ondersteuning bij het opnemen, transcriberen en samenvatten van vergaderingen. De basisvaardigheid van het zelfstandig notuleren blijft daarbij centraal staan.

K = Kennisvragen | B = Begripsvragen | T = Toepassingsvragen| A = Analysevragen

1.1 Vergaderen en vergaderdoelen

De kandidaat kent verschillende vergaderdoelen en vergadervormen en kan op basis van een beroepssituatie bepalen wat het doel en karakter van een vergadering is.

Hieronder vallen onder andere:

• informatieve vergaderingen;
• meningvormende vergaderingen;
• probleemoplossende vergaderingen;
• besluitvormende vergaderingen;
• openbare en besloten vergaderingen;
• functies van agenda en notulen;
• functies van besluiten- en actiepuntenlijsten;
• het belang van verslaglegging als informatiebron, geheugensteun en vastlegging van gemaakte afspraken.

1.2 Een vergadering voorbereiden

De kandidaat kent de taken, verantwoordelijkheden en positie van voorzitter, notulist en deelnemers en kan beoordelen welke voorbereiding en verslagvorm bij een vergadering passend zijn.

Hieronder vallen onder andere:

• voorbereiding van de notulist;
• agenda en vergaderstukken;
• vergaderdoel;
• keuze van de verslagvorm;
• rol van voorzitter en notulist;
• rechten en verantwoordelijkheden van deelnemers;
• voorbereiding op het maken van aantekeningen;
• vertrouwelijkheid van vergaderinformatie.

1.3 Notuleertechnieken toepassen

De kandidaat kan tijdens een vergadering relevante informatie herkennen, hoofd- en bijzaken onderscheiden en kernwoorden, argumenten, voorstellen, besluiten en acties systematisch vastleggen.

De kandidaat kan:

• gericht en kritisch luisteren;
• relevante en niet-relevante informatie onderscheiden;
• kernwoorden en signaalwoorden herkennen;
• hoofd- en bijzaken onderscheiden;
• gesproken informatie verkorten en samenvatten;
• spreektaal omzetten naar zakelijke schrijftaal;
• objectief formuleren;
• argumenten en voorstellen herkennen;
• besluiten herkennen;
• actiepunten herkennen;
• bij actiepunten vastleggen wat moet gebeuren, door wie en wanneer;
• informatie systematisch per agendapunt ordenen.

1.4 Professionele notulen opleveren

De kandidaat kan op basis van een vergadering zelfstandig objectieve, correcte en logisch opgebouwde notulen opstellen en daarbij relevante informatie, besluiten en actiepunten volledig en bruikbaar vastleggen.

De kandidaat kan:

• een passende verslagvorm toepassen;
• informatie logisch per agendapunt structureren;
• de essentie van het besprokene weergeven;
• informatie objectief en zakelijk formuleren;
• besluiten duidelijk vastleggen;
• een actie- en/of besluitenlijst opstellen;
• correct en begrijpelijk Nederlands gebruiken;
• een overzichtelijk en professioneel document opleveren;
• binnen de beschikbare tijd een bruikbaar eindresultaat realiseren.

1.5 Digitale ondersteuning, transcriptie en AI

De kandidaat is zich bewust van actuele digitale mogelijkheden voor het opnemen, transcriberen, samenvatten en ondersteunen van vergaderingen en begrijpt dat deze hulpmiddelen het werk van de notulist kunnen ondersteunen, maar de professionele beoordeling door de notulist niet vervangen.

De kandidaat begrijpt dat:

• vergaderingen digitaal kunnen worden opgenomen;
• gesproken informatie automatisch kan worden omgezet naar tekst;
• digitale en AI-toepassingen transcripties, samenvattingen en actiepunten kunnen genereren;
• een transcriptie niet hetzelfde is als professionele notulen;
• automatisch gegenereerde informatie fouten, onvolledigheden of verkeerde interpretaties kan bevatten;
• de notulist verantwoordelijk blijft voor de selectie, context, objectiviteit en kwaliteit van het uiteindelijke verslag;
• bij digitale opname, transcriptie en verwerking rekening moet worden gehouden met vertrouwelijkheid, privacy en afspraken binnen de organisatie.

Uitgangspunt voor examinering. Iedere reguliere examenvariant toetst alle vastgestelde eind- en toetstermen. De exacte puntenverdeling per opdracht kan verschillen, zolang de totale examenbalans, moeilijkheidsgraad en het referentieniveau gelijkwaardig blijven.

Digitale ondersteuning. Kennis van transcriptie en AI wordt bewust beperkt tot kennis en begrip. De kandidaat moet deze mogelijkheden kennen en kritisch kunnen beoordelen, maar de praktische notuleervaardigheid wordt zelfstandig getoetst. Daarmee blijft de basis 

Hoe ziet het examen Notuleren eruit?

Het examen Notuleren is een praktijkgericht examen. Je laat zien dat je zelfstandig een vergadering kunt volgen, hoofd- en bijzaken kunt onderscheiden en relevante informatie kunt verwerken tot professionele en bruikbare notulen.

Voor het praktijkgedeelte kun je kiezen uit twee mogelijkheden. Je kunt een eigen vergadering notuleren en opnemen, bijvoorbeeld vanuit jouw werk, stage, opleiding of een organisatie waarbij je betrokken bent. Heb je geen geschikte vergadering? Dan kun je gebruikmaken van een opgenomen vergadering die door LSSO wordt aangeboden.

Voor beide mogelijkheden gelden dezelfde eindtermen, beoordelingscriteria en normering.

Een eigen vergadering notuleren

Kies je voor een eigen vergadering, dan gebruik je een echte vergadering uit de praktijk. Je neemt de volledige vergadering op. De opname wordt samen met jouw uitwerking aangeleverd, zodat de beoordelaar jouw notulen kan vergelijken met wat tijdens de vergadering daadwerkelijk is besproken.

De vergadering moet voldoende inhoud en interactie bevatten om jouw notuleervaardigheid op het vastgestelde niveau te kunnen beoordelen.

Voorwaarden voor een eigen vergadering

De vergadering:

• heeft een opname van minimaal 20 en maximaal 30 minuten;
• heeft naast jou als kandidaat minimaal drie actieve deelnemers;
• heeft een herkenbare voorzitter of gespreksleider;
• wordt gevoerd aan de hand van een agenda met meerdere inhoudelijke onderwerpen;
• bevat voldoende inhoudelijke bespreking en uitwisseling van informatie en/of standpunten;
• bevat minimaal twee herkenbare besluiten en/of afspraken;
• bevat minimaal twee concrete actiepunten;
• bevat voldoende informatie om hoofd- en bijzaken te kunnen onderscheiden;
• wordt volledig en goed verstaanbaar opgenomen;
• wordt inhoudelijk niet gemonteerd, ingekort of aangepast.

De agenda wordt samen met de opname en de gemaakte notulen aangeleverd.

Je mag zelf deelnemen aan de vergadering, maar jouw rol als deelnemer mag het zelfstandig uitvoeren van de taak als notulist niet belemmeren.

Toestemming, privacy en vertrouwelijkheid

Wanneer je een eigen vergadering gebruikt, zorg je ervoor dat de deelnemers vooraf weten dat de vergadering wordt opgenomen en dat de opname voor jouw LSSO-examen wordt gebruikt. Je bent verantwoordelijk voor het verkrijgen van de benodigde toestemming.

Gebruik bij voorkeur een vergadering waarin geen onnodige bijzondere persoonsgegevens of andere gevoelige informatie wordt besproken. De opname wordt uitsluitend gebruikt voor de beoordeling van het examen en wordt volgens de daarvoor geldende LSSO-procedure verwerkt.

Zorgvuldige omgang met informatie hoort bij professioneel notuleren. Ook het lesmateriaal benadrukt dat een notulist een vertrouwenspositie heeft en zorgvuldig moet omgaan met informatie uit een vergadering.

Een vergadering van LSSO notuleren

Heb je geen geschikte eigen vergadering of werk je liever met een door LSSO aangeboden situatie? Dan kun je gebruikmaken van een opgenomen examenvergadering van LSSO.

Deze vergadering is qua duur, inhoud en complexiteit afgestemd op dezelfde exameneisen als een eigen vergadering. De vergadering bevat voldoende informatie om onder andere hoofd- en bijzaken, argumenten, voorstellen, besluiten, afspraken en actiepunten te kunnen herkennen.

Je ontvangt de agenda, deelnemersinformatie en eventuele aanvullende documenten die nodig zijn om de opdracht uit te voeren.

Wat lever je op?

Je levert professionele notulen op waarin je laat zien dat je de vergadering niet letterlijk uitschrijft, maar de relevante informatie selecteert en verwerkt.

Uit jouw uitwerking moet onder andere blijken dat je:

• informatie logisch per agendapunt of onderwerp structureert;
• hoofd- en bijzaken onderscheidt;
• de essentie van het besprokene correct samenvat;
• objectief en zakelijk formuleert;
• relevante argumenten en voorstellen correct verwerkt;
• besluiten en afspraken duidelijk vastlegt;
• actiepunten benoemt met wat, wie en wanneer, wanneer deze informatie in de vergadering wordt genoemd;
• correct en begrijpelijk Nederlands gebruikt;
• een overzichtelijk en professioneel einddocument oplevert.

Een letterlijke transcriptie van de vergadering is dus geen set professionele notulen.

Beoordeling

Het examen wordt beoordeeld aan de hand van een vaste rubric. Daarbij wordt gekeken naar:

1. structuur en volledigheid;
2. selecteren en samenvatten;
3. objectiviteit en inhoudelijke juistheid;
4. besluiten en afspraken;
5. actiepunten;
6. taal en formulering;
7. vormgeving en professionele bruikbaarheid;
8. bewustzijn van digitale ondersteuning, transcriptie en AI.

De beoordelaar gebruikt de opname om te controleren of jouw selectie en weergave van de vergadering inhoudelijk juist zijn.

Er is bij notuleren niet altijd maar één juiste formulering. Twee kandidaten kunnen dezelfde vergadering op verschillende manieren correct samenvatten. Daarom wordt niet beoordeeld of jouw tekst letterlijk overeenkomt met een modelantwoord, maar of jouw notulen inhoudelijk correct, objectief, volledig en professioneel bruikbaar zijn.

Transcriptie en AI

In de beroepspraktijk zijn steeds meer hulpmiddelen beschikbaar waarmee een vergadering kan worden opgenomen, getranscribeerd of automatisch samengevat. Ook AI kan helpen bij het herkennen van onderwerpen, besluiten en mogelijke actiepunten.

LSSO kiest er bewust voor om tijdens het examen eerst de zelfstandige basisvaardigheid van het notuleren te beoordelen. Bij het maken van het beoordeelde beroepsproduct mag je daarom geen automatische transcriptie of generatieve AI gebruiken voor het selecteren, samenvatten of schrijven van jouw notulen, tenzij dit in een specifieke examenopdracht uitdrukkelijk wordt toegestaan.

Je moet wél begrijpen welke mogelijkheden deze technologie biedt en waarom de notulist verantwoordelijk blijft voor het controleren, beoordelen en verbeteren van automatisch gegenereerde informatie.

Ieder examen is uniek

Of je nu werkt met een eigen vergadering of een vergadering van LSSO: dezelfde eindtermen en beoordelingscriteria zijn van toepassing.

Bij een door LSSO aangeboden examenvergadering kunnen de organisatie, deelnemers, onderwerpen en gemaakte afspraken per examenvariant verschillen. Een proefexamen is bedoeld om te oefenen met de werkwijze. Het letterlijk leren van voorbeeldnotulen is geen goede voorbereiding.

Hulpmiddelen

Je gebruikt de door LSSO toegestane bestanden en hulpmiddelen voor het uitwerken van de notulen. Internet, eigen lesmateriaal en niet-toegestane digitale hulpmiddelen zijn tijdens een onder toezicht afgenomen examen niet toegestaan.

De definitief toegestane hulpmiddelen en de wijze van aanleveren staan in de examenoproep en/of exameninstructie.

Uitslag, inzage en herkansing

Het examen wordt beoordeeld volgens de vastgestelde rubric en normering. Na beoordeling ontvang je jouw examenresultaat binnen de termijn die is opgenomen in het geldende LSSO Examenreglement.

Is het resultaat onvoldoende? Dan kun je je opnieuw aanmelden. Bij meerdere resultaten voor hetzelfde examen telt het hoogste behaalde resultaat.

Inzage en bezwaar vinden plaats volgens het geldende LSSO Examenreglement. De gebruikte examenmaterialen en opnamen worden vertrouwelijk behandeld.

Certificaat

Bij een voldoende resultaat ontvang je het LSSO-certificaat Notuleren. Hiermee toon je aan dat je zelfstandig informatie uit een vergadering kunt selecteren, beoordelen en verwerken tot professionele notulen, besluiten en actiepunten op het vastgestelde niveau.

De kosten voor het examen Notuleren bedragen € 120,-*, vrijgesteld van btw.

In het examengeld zijn de examenafname, beoordeling, verwerking van het examenresultaat en digitale afgifte van het certificaat bij een voldoende resultaat opgenomen.

Wil je het certificaat daarnaast fysiek per post ontvangen? Dan betaal je € 10,- voor het verzenden van het certificaat.

* De genoemde examenprijs geldt voor kandidaten die het examen afleggen via een LSSO Education Partner. Is jouw opleider geen Education Partner, informeer dan bij jouw opleider naar de geldende examentarieven; deze liggen in veel gevallen minimaal € 25,- hoger.

Je kunt jouw examen plannen op de examenlocatie in Eindhoven. Is jouw opleider LSSO Education Partner, dan kan het examen mogelijk ook op jouw leslocatie worden afgenomen. Informeer hiervoor bij jouw opleider.

Ieder examen wordt zorgvuldig ontwikkeld, afgenomen en beoordeeld. Ook de verwerking van het resultaat en de afgifte van certificaten en diploma’s maken onderdeel uit van het kwaliteitsproces van LSSO.

Voor de voorbereiding op het examen Notuleren is LSSO-lesmateriaal beschikbaar. Het lesmateriaal behandelt de basis van vergaderen en professioneel notuleren: van de voorbereiding van een vergadering en verschillende vergaderdoelen tot het maken van aantekeningen en het uitwerken daarvan tot bruikbare notulen.

Het materiaal is geschikt voor kandidaten die zelfstandig leren en voor opleiders die het gebruiken binnen hun onderwijsprogramma. De officiële eind- en toetstermen van LSSO zijn altijd leidend voor wat een kandidaat voor het examen moet kennen en kunnen.

Van vergadering naar professionele notulen

Goed notuleren begint met begrijpen wat er tijdens een vergadering gebeurt. In het lesmateriaal wordt daarom aandacht besteed aan verschillende soorten vergaderingen en vergaderdoelen, de agenda en vergaderstukken en de rollen en verantwoordelijkheden van onder andere de voorzitter, notulist en deelnemers.

Vervolgens staat de praktische vaardigheid centraal. Kandidaten leren gericht luisteren, hoofd- en bijzaken onderscheiden en bepalen welke informatie relevant is voor het verslag. Daarbij gaat het niet om het letterlijk opschrijven van alles wat wordt gezegd, maar om het herkennen en vastleggen van de essentie van de bespreking.

Het maken en uitwerken van aantekeningen vormt een belangrijk onderdeel van het lesmateriaal. Kandidaten oefenen met verschillende verslagvormen en leren informatie logisch te structureren, objectief en zakelijk te formuleren en besluiten, afspraken en actiepunten duidelijk vast te leggen. Bij actiepunten is het belangrijk dat duidelijk wordt wat moet gebeuren, wie daarvoor verantwoordelijk is en, wanneer dit tijdens de vergadering is afgesproken, binnen welke termijn.

Ook correct taalgebruik krijgt aandacht. Professionele notulen moeten niet alleen inhoudelijk juist zijn, maar ook duidelijk, bondig en correct worden geschreven. Het lesmateriaal besteedt daarnaast aandacht aan het verzenden en archiveren van notulen en aan het zorgvuldig omgaan met vertrouwelijke vergaderinformatie.

Praktisch oefenen is belangrijk

Notuleren is een vaardigheid die vooral door oefening wordt ontwikkeld. LSSO adviseert daarom om naast het bestuderen van de theorie regelmatig te oefenen met echte of opgenomen vergaderingen.

Het huidige lesmateriaal bevat hiervoor praktijkgerichte oefeningen. Kandidaten bekijken bijvoorbeeld een opgenomen vergadering, maken tijdens de vergadering aantekeningen en werken deze vervolgens uit tot een verslag en een actiepuntenlijst.

Voor opleiders biedt dit de mogelijkheid om verschillende vergadersituaties in de voorbereiding te gebruiken. Kandidaten die zelfstandig leren, kunnen daarnaast oefenen met geschikte vergaderingen uit bijvoorbeeld hun werk, stage, opleiding of verenigingspraktijk.

Het is daarbij belangrijk om niet alleen te oefenen met het schrijven van de uiteindelijke tekst. Juist het luisteren, selecteren en beoordelen verdient aandacht. Een kandidaat moet bijvoorbeeld kunnen herkennen wanneer iets een mening of voorstel is en wanneer daadwerkelijk een besluit, afspraak of actiepunt wordt geformuleerd.

Boek en online leeromgeving

Het lesmateriaal Notuleren bestaat uit een lesboek in combinatie met toegang tot de online leeromgeving. De online leeromgeving biedt aanvullende mogelijkheden om met de lesstof te werken en te oefenen.

Hierdoor kan het materiaal zowel binnen een opleiding als voor zelfstandig leren worden gebruikt. Opleiders kunnen het lesmateriaal combineren met hun eigen lessen, opdrachten en oefenvergaderingen. Kandidaten kunnen het boek en de online leeromgeving gebruiken om de theorie te bestuderen en de vaardigheden verder te oefenen.

Kosten lesmateriaal

Het lesmateriaal Notuleren kost € 95,- inclusief 9% btw en exclusief verzendkosten. Bij het lesmateriaal is toegang tot de online leeromgeving inbegrepen. Een losse toegangscode voor de online leeromgeving kost € 60,-. De toegangscode is vanaf het moment van activeren drie maanden geldig. Het verlengen van de code met drie maanden bedraagt 15,- euro (totaal 180 dagen). 

Het lesmateriaal kan worden besteld door kandidaten die zich zelfstandig voorbereiden en door opleiders die het materiaal binnen hun opleiding gebruiken.

Notuleren verandert: transcriptie en AI

De beroepspraktijk van de notulist verandert. Vergaderingen kunnen digitaal worden opgenomen en gesproken informatie kan automatisch worden omgezet naar tekst. Ook zijn er AI-toepassingen die kunnen ondersteunen bij het samenvatten van een vergadering of het herkennen van mogelijke besluiten en actiepunten.

Deze ontwikkelingen zijn nog niet opgenomen in het huidige lesmateriaal Notuleren. Omdat digitale transcriptie en AI inmiddels wel relevant zijn voor de beroepspraktijk, adviseert LSSO kandidaten en opleiders om tijdens de voorbereiding ook actuele informatie over deze ontwikkelingen op te zoeken.

Daarbij is het verstandig aandacht te besteden aan:

• digitaal opnemen en transcriberen van vergaderingen;
• automatische transcriptie van gesproken informatie;
• AI-toepassingen die kunnen ondersteunen bij het samenvatten van vergaderingen;
• het verschil tussen een transcript, een automatische samenvatting en professionele notulen;
• de mogelijkheden en beperkingen van transcriptie en AI;
• het controleren van automatisch gegenereerde informatie;
• privacy en vertrouwelijkheid bij het opnemen en digitaal verwerken van vergaderingen;
• de verantwoordelijkheid van de notulist voor de kwaliteit van het definitieve verslag.

Het is voor het examen niet nodig om één specifieke toepassing of AI-tool te leren gebruiken. De beschikbare technologie ontwikkelt zich snel en verschilt per organisatie. Het gaat er vooral om dat kandidaten begrijpen wat deze hulpmiddelen kunnen, waar de beperkingen liggen en waarom menselijke controle noodzakelijk blijft.

Een transcript is nog geen set notulen

Digitale hulpmiddelen kunnen het werk van een notulist ondersteunen, maar nemen de professionele beoordeling niet over. Een transcript kan bijvoorbeeld vrijwel letterlijk weergeven wat tijdens een vergadering is gezegd. Professionele notulen vragen juist om selecteren, beoordelen, structureren en samenvatten.

Ook een automatisch gegenereerde samenvatting moet kritisch worden bekeken. Een voorstel kan bijvoorbeeld ten onrechte als besluit worden weergegeven, een nuance kan verdwijnen of een actiepunt kan onvolledig zijn. Daarnaast moet zorgvuldig worden omgegaan met vertrouwelijke informatie wanneer een vergadering wordt opgenomen of door een digitale toepassing wordt verwerkt.

De basisvaardigheden uit het lesmateriaal blijven daarom belangrijk. Een notulist moet zelf kunnen beoordelen welke informatie relevant is, wat hoofd- en bijzaken zijn en welke besluiten, afspraken en actiepunten in de notulen thuishoren.

De basis blijft het uitgangspunt

LSSO kiest er bewust voor om binnen het examen de basisvaardigheid van professioneel notuleren centraal te stellen. Kandidaten moeten zelfstandig kunnen luisteren, hoofd- en bijzaken onderscheiden, relevante informatie selecteren, samenvatten en objectief formuleren. Ook moeten zij besluiten, afspraken en actiepunten correct kunnen herkennen en vastleggen.

Kennis van transcriptie en AI hoort bij de beroepspraktijk van nu, maar vervangt deze vaardigheden niet. Juist wanneer een kandidaat de basis goed beheerst, kan deze ook kritisch beoordelen of digitaal gegenereerde informatie correct, volledig en bruikbaar is.

Voor een goede voorbereiding adviseert LSSO daarom een combinatie van het bestuderen van het lesmateriaal, praktisch oefenen met verschillende vergaderingen en het opzoeken van actuele informatie over digitale transcriptie en AI bij vergaderingen.

Zo sluit de voorbereiding aan op de vaardigheden die tijdens het examen worden beoordeeld én op een beroepspraktijk waarin zelfstandig notuleren en digitale ondersteuning steeds vaker naast elkaar bestaan.

Referentieniveau: mbo 4

Het examen Notuleren wordt afgenomen op referentieniveau mbo 4. Op dit niveau wordt van een kandidaat verwacht dat deze niet alleen bekende handelingen kan uitvoeren, maar zelfstandig informatie kan beoordelen, keuzes kan maken en verschillende vaardigheden kan combineren tot een professioneel eindresultaat.

Dat is bij notuleren goed zichtbaar. Tijdens een vergadering wordt veel meer gezegd dan uiteindelijk in de notulen thuishoort. De kandidaat moet daarom zelfstandig bepalen wat relevant is, hoofd- en bijzaken onderscheiden, verbanden herkennen en gesproken informatie omzetten naar een objectief en bruikbaar verslag.

Daarbij gaat het niet alleen om taalvaardigheid. De kandidaat moet begrijpen wat er tijdens een vergadering gebeurt. Een mening is bijvoorbeeld niet automatisch een besluit en een voorstel is nog geen afspraak. Bij een actie moet duidelijk zijn wat er moet gebeuren, wie verantwoordelijk is en wanneer de actie moet zijn uitgevoerd.

Notuleren in een digitale werkomgeving

Digitale technologie verandert het vak. Vergaderprogramma’s kunnen gesprekken opnemen en gesproken informatie automatisch transcriberen. Ook AI kan helpen bij het maken van samenvattingen en het herkennen van mogelijke actiepunten.

Deze mogelijkheden maken de basisvaardigheid van notuleren niet overbodig. Wie niet zelf kan beoordelen wat de essentie van een bespreking is, kan ook moeilijk bepalen of een automatisch gegenereerde samenvatting klopt.

LSSO kiest er daarom bewust voor om tijdens het examen de zelfstandige notuleervaardigheid centraal te stellen. Tegelijkertijd moet een kandidaat op mbo 4-niveau zich bewust zijn van digitale ontwikkelingen en kritisch kunnen nadenken over de mogelijkheden, beperkingen, privacy en vertrouwelijkheid daarvan.

Het LSSO-certificaat Notuleren op referentieniveau mbo 4 is een branchegericht certificaat en is niet hetzelfde als een wettelijk erkend mbo-diploma. Afhankelijk van de gekozen leerroute kan het certificaat wel onderdeel zijn van een bredere LSSO-diplomaroute.