Kantoorpraktijk

Kantoorpraktijk: eind- en toetstermen

K = kennisvragen | B = begripsvragen | T = toepassingsvragen | A = analysevragen

1.1 De kandidaat kent de belangrijkste taken van de office assistant en kan deze koppelen aan herkenbare werkzaamheden binnen een kantooromgeving.

1.2 De kandidaat kent de eigenschappen die nodig zijn om professioneel als office assistant te functioneren en begrijpt waarom deze van belang zijn.

2.1 De kandidaat kent de rol van gastheer of gastvrouw en kan bezoekers professioneel ontvangen aan de receptie.

2.2 De kandidaat kan een aangekondigde of onaangekondigde bezoeker passend ontvangen, informeren en begeleiden naar een afdeling of manager.

2.3 De kandidaat kan professioneel handelen bij lastig, emotioneel of agressief gedrag van bezoekers.

3.1 De kandidaat kent de communicatie-infrastructuur en begrijpt hoe het telefoonverkeer binnen een organisatie doelmatig wordt georganiseerd.

3.2 De kandidaat kan professioneel telefoongedrag toepassen bij inkomende en uitgaande zakelijke gesprekken.

3.3 De kandidaat kent en gebruikt het Nederlandse telefoonalfabet om gegevens in zakelijke gesprekken correct te spellen en te controleren.

4.1 De kandidaat kent de betekenis en zakelijke toepassingen van social media en kan verschillende toepassingen binnen organisaties herkennen.

4.2 De kandidaat begrijpt het belang van een socialmediastrategie en van afspraken en gedragsregels voor professioneel gebruik.

4.3 De kandidaat begrijpt de relatie tussen social media, reclame, corporate communicatie, reputatie en imagoschade en kan deze in een praktijksituatie toepassen.

5.1 De kandidaat kent kansen en risico’s van social media voor organisaties en medewerkers, waaronder reclame, privacy en reputatie.

5.2 De kandidaat kan gevolgen van privégebruik van social media en het gebruik van social media bij werving en sollicitatie herkennen en beoordelen.

5.3 De kandidaat kent belangrijke do’s en don’ts voor professioneel gebruik van social media en kan deze toepassen op een zakelijke situatie.

6.1 De kandidaat kan de kenmerken en mogelijkheden van papieren en digitale agenda’s herkennen en een passende werkwijze voor agendabeheer kiezen.

6.2 De kandidaat kan afspraken maken, vastleggen, verzetten en bewaken en houdt daarbij rekening met relevante gegevens en prioriteiten.

6.3 De kandidaat kent uitgangspunten van tijdbeheer voor de manager en office assistant en kan prioriteiten en beschikbare tijd in een praktijksituatie bewaken.

7.1 De kandidaat kan in Outlook afspraken vastleggen, zoeken, verplaatsen, verwijderen en de agenda of een afspraak afdrukken of als bewijs vastleggen.

7.2 De kandidaat kan in Outlook werken met terugkerende afspraken, gebeurtenissen/evenementen en privéafspraken.

8.1 De kandidaat kan met Outlook een vergadering plannen, deelnemers uitnodigen en passend reageren op vergaderverzoeken.

8.2 De kandidaat kan met Outlook taken aanmaken, bewaken, voltooien en delegeren.

Onderbouwing: Kantoorpraktijk is een beroepsgericht examen waarin de kandidaat vooral moet laten zien dat kennis in herkenbare administratieve en organisatorische situaties kan worden toegepast.
 

Kantoorpraktijk is bij uitstek een toepassingsgericht examen. Een klein gedeelte kan worden gebruikt om te controleren of de kandidaat belangrijke begrippen, procedures en werkwijzen begrijpt. Het grootste gedeelte bestaat uit praktische kantooropdrachten waarin verschillende vaardigheden met elkaar worden gecombineerd. Als richtlijn ligt ongeveer 10% op kennis en begrip en 90% op toepassing en uitvoering. De kandidaat moet vooral laten zien zelfstandig, nauwkeurig en professioneel te kunnen handelen in herkenbare kantoor- en administratieve situaties.

Duur en opbouw van het examen

Het examen Kantoorpraktijk duurt in totaal 90 minuten en bestaat uit twee onderdelen: een theorieonderdeel en een praktisch computeronderdeel. Voor het volledige examen zijn maximaal 50 punten te behalen.

Onderdeel 1 – Theorie en praktijksituaties

In het eerste onderdeel beantwoord je meerkeuzevragen en open vragen. De vragen gaan onder andere over de werkzaamheden en professionele eigenschappen van de office assistant, bezoekers ontvangen, telefoneren, social media en agenda- en tijdbeheer. Je moet kennis kunnen herkennen, situaties kunnen beoordelen en kunnen uitleggen hoe je in een werksituatie professioneel handelt.

Onderdeel 2 – Praktische opdrachten in Outlook

In het tweede onderdeel voer je praktische opdrachten uit in Outlook. Je werkt onder andere met afspraken, terugkerende afspraken, gebeurtenissen, privéafspraken, vergaderingen en taken. Bij de opdrachten wordt aangegeven welk resultaat je moet opleveren en op welke manier dit tijdens het examen wordt gecontroleerd.

Wat kun je tijdens het examen verwachten?

De vragen en opdrachten worden samengesteld op basis van de geldende eind- en toetstermen. Onderwerpen uit het volledige examenprogramma kunnen aan bod komen. Van je wordt verwacht dat je niet alleen begrippen kent, maar ook kunt bepalen hoe je in herkenbare kantoor- en communicatiesituaties handelt. Bij het praktische onderdeel moet je laten zien dat je de gevraagde handelingen zelfstandig en correct in Outlook kunt uitvoeren.

Beoordeling en eindcijfer

Voor iedere vraag en opdracht staat aangegeven hoeveel punten je maximaal kunt behalen. Voor onderdeel 1 zijn maximaal 25 punten te behalen en voor onderdeel 2 maximaal 25 punten. Het volledige examen bestaat daarmee uit maximaal 50 punten. De open vragen en praktische opdrachten worden beoordeeld aan de hand van vooraf vastgestelde beoordelingscriteria. Het eindcijfer wordt berekend door het totaal aantal behaalde punten te delen door 5. Het cijfer wordt afgerond op een geheel cijfer volgens de normale afrondingsregels: 5,49 wordt een 5 en 5,50 wordt een 6.

Ieder examen is uniek

Ieder LSSO-examen Kantoorpraktijk is uniek. Examenvarianten worden samengesteld vanuit dezelfde vastgestelde eind- en toetstermen en toetsen hetzelfde niveau. Vragen, organisaties, personen, afspraken, data en praktijksituaties kunnen per examen verschillen. Zo wordt getoetst of je de kennis en vaardigheden daadwerkelijk begrijpt en kunt toepassen en niet alleen een voorbeeldexamen hebt geoefend.

Hulpmiddelen

Tijdens het examen zijn alleen de hulpmiddelen toegestaan die bij dit examen zijn vermeld. Je mag gebruikmaken van een pen en door LSSO verstrekt kladpapier. Voor het praktijkdeel werk je op een computer met de voor het examen beschikbaar gestelde programma’s en bestanden. Bij het werken in Outlook mag de ingebouwde Help-functie worden gebruikt en bevraagd, maar deze is niet bedoeld als standaard hulpmiddel om examenvragen te beantwoorden. Internet, eigen aantekeningen, lesboeken, mobiele apparaten en andere niet-toegestane hulpmiddelen zijn niet toegestaan.

Afname en toezicht

Het examen wordt afgenomen onder verantwoordelijkheid van Examenbureau LSSO. Voor aanvang legitimeer je je met een geldig origineel legitimatiebewijs en volg je de aanwijzingen van de toezichthouder. Persoonlijke spullen en niet-toegestane hulpmiddelen worden volgens de exameninstructie opgeborgen. Tijdens de afname wordt toezicht gehouden op een ordelijk, betrouwbaar en voor alle kandidaten gelijk verloop.

Uitslag, herkansing, inzage en bezwaar

Het examenwerk wordt beoordeeld aan de hand van vooraf vastgestelde beoordelingscriteria. Volgens het LSSO Examenreglement worden resultaten uiterlijk binnen zes weken na de examenafname bekendgemaakt.

Behaal je een onvoldoende resultaat, dan kun je je opnieuw inschrijven voor het examen. Wanneer je meerdere resultaten voor hetzelfde examen behaalt, telt het hoogste resultaat.

Je hebt recht op inzage in je examenresultaat. Tijdens inzage kunnen onder andere beoordelingscriteria, gemaakte fouten, normering en resultaatbepaling worden toegelicht. Het examenmateriaal blijft eigendom van LSSO. Tegen een examenbeslissing, beoordeling, sanctie of procedurele onregelmatigheid kan volgens het examenreglement schriftelijk bezwaar worden gemaakt.

Certificaat en vrijstelling

Bij een voldoende resultaat ontvang je het LSSO-certificaat Kantoorpraktijk.

Voor dit examen geldt geen reguliere vrijstellingstoets.

De kosten voor het examen Kantoorpraktijk bedragen € 120,-*, vrijgesteld van btw.

In dit bedrag zijn onder andere de ontwikkeling en het beheer van examenvarianten, de examenafname, het toezicht, de beoordeling van het theorie- en praktijkdeel, de verwerking van het resultaat, certificering en de kwaliteitsborging opgenomen.

Een fysiek certificaat kan voor € 10,- exclusief verzendkosten worden aangevraagd.

Je kunt het examen afleggen op de examenlocatie van LSSO in Eindhoven. Volg je een opleiding bij een LSSO Education Partner, dan kan het examen mogelijk ook op de examenlocatie van jouw opleider worden afgenomen, mits deze locatie voldoet aan de kwaliteitseisen van LSSO.

* De genoemde examenprijs geldt voor kandidaten die het examen afleggen via een LSSO Education Partner. Is jouw opleider geen Education Partner, informeer dan bij jouw opleider naar de geldende examentarieven; deze liggen in veel gevallen minimaal € 25,- hoger.

Een goede voorbereiding op Kantoorpraktijk begint met lesmateriaal dat aansluit op de werkzaamheden die je in een kantooromgeving moet kunnen uitvoeren. Met het LSSO-lesmateriaal Kantoorpraktijk werk je aan praktische kennis en vaardigheden die je nodig hebt als office assistant.

Je leert onder andere over de taken en eigenschappen van een office assistant, het professioneel ontvangen van bezoekers en het voeren van zakelijke telefoongesprekken. Ook het Nederlandse telefoonalfabet en het omgaan met lastige of agressieve bezoekers komen aan bod.

Daarnaast besteedt het lesmateriaal aandacht aan professioneel gebruik van social media, privacy, reclame, reputatie en mogelijke imagoschade. Je leert welke kansen en risico’s social media voor een organisatie en medewerker kunnen hebben en welke gedragsregels daarbij belangrijk zijn.

Een belangrijk praktisch onderdeel is agenda- en tijdbeheer. Je oefent met afspraken, terugkerende afspraken, gebeurtenissen, vergaderingen en taken in Outlook. Daarmee sluit de voorbereiding aan op de praktische werkzaamheden die tijdens het examen worden getoetst.

Lesboek en online leeromgeving

Het LSSO-lesboek Kantoorpraktijk inclusief toegang tot de online leeromgeving kost € 100,-, exclusief verzendkosten.

Heb je het lesboek al of wil je alleen gebruikmaken van de digitale leeromgeving? Dan kun je voor € 60,- losse toegang tot de online leeromgeving aanschaffen, zonder lesboek. De toegangscode is vanaf het moment van activeren 3 maanden geldig. Het verlengen van de code met drie maanden bedraagt 15,- euro (totaal 180 dagen). 

Het gebruik van LSSO-lesmateriaal is niet verplicht. Je kunt ook ander lesmateriaal gebruiken, mits dit de geldende eind- en toetstermen van het examen volledig behandelt.

Referentieniveau: mbo 3

Kantoorpraktijk wordt afgenomen op mbo 3-niveau. Dit niveau beschrijft het niveau waarop de kennis en vaardigheden binnen het examen worden getoetst.

Op mbo 3-niveau wordt van je verwacht dat je veelvoorkomende kantoorwerkzaamheden zelfstandig kunt uitvoeren en in herkenbare beroepssituaties kunt bepalen welke professionele handeling nodig is. Je combineert praktische vaardigheden met kennis van communicatie, planning, klantgericht handelen en digitaal agenda- en taakbeheer.

Tijdens het examen laat je bijvoorbeeld zien dat je professioneel kunt handelen bij bezoekers en telefoongesprekken, prioriteiten kunt stellen, afspraken kunt bewaken en praktische handelingen in Outlook correct kunt uitvoeren. Ook moet je de kansen en risico’s van professioneel gebruik van social media kunnen herkennen en toepassen binnen een zakelijke context.

De nadruk ligt op kennis, begrip en toepassing. Waar de situatie daarom vraagt, moet je informatie kunnen beoordelen en kunnen uitleggen waarom een bepaalde werkwijze passend is.

Het genoemde mbo 3-niveau is een referentieniveau voor de examinering. Het geeft aan op welk niveau LSSO de kennis en vaardigheden toetst. Een LSSO-certificaat is een branchegericht certificaat en is niet hetzelfde als een wettelijk erkend mbo-diploma van een mbo-instelling.